Buchhaltungspflicht für Unternehmen in der Schweiz: Ein Leitfaden für Gründer

Die Buchhaltung ist ein essenzieller Bestandteil jedes erfolgreichen Startups. Sie liefert dir nicht nur einen Überblick über deine Finanzen, sondern ist auch gesetzlich vorgeschrieben. Die Anforderungen an die Buchhaltung unterscheiden sich jedoch je nach Rechtsform und Unternehmensgrösse. In diesem Beitrag erklären wir, welche Buchhaltungspflichten für verschiedene Rechtsformen in der Schweiz gelten, was die Revision beinhaltet und welche Tools dir helfen, deine Buchhaltung effizient zu führen.

Buchhaltungspflicht in der Schweiz: Wer muss eine Buchhaltung führen?

In der Schweiz gibt es eine gesetzliche Buchhaltungspflicht für alle Unternehmen, die nach dem Obligationenrecht (OR) tätig sind. Die Anforderungen hängen von der Rechtsform, dem Umsatz und der Grösse des Unternehmens ab. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen der einfachen Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung) und der doppelten Buchhaltung.

Einzelfirma und Kollektivgesellschaft

Für Einzelfirmen und Kollektivgesellschaften gelten unterschiedliche Buchhaltungspflichten, je nachdem, ob der Umsatz über oder unter 500’000 CHF pro Jahr liegt:

• Umsatz unter 500’000 CHF: Unternehmen mit geringem Umsatz sind nur zu einer vereinfachten Buchführung verpflichtet. Dies bedeutet, dass eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (Milchbüchleinrechnung) ausreicht. Dabei werden lediglich die Einnahmen und Ausgaben dokumentiert, um den steuerbaren Gewinn zu ermitteln.
• Umsatz über 500’000 CHF: In diesem Fall ist eine doppelte Buchführung erforderlich. Dies bedeutet, dass alle Geschäftsvorfälle mit Soll und Haben erfasst werden müssen, um eine Bilanz sowie eine Erfolgsrechnung zu erstellen.

GmbH und AG

Kapitalgesellschaften wie die GmbH und die Aktiengesellschaft (AG) sind immer zur doppelten Buchführung verpflichtet, unabhängig von ihrem Umsatz. Dies umfasst folgende Pflichten:

• Doppelte Buchführung: Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben sowie jährliche Erstellung einer Jahresrechnung, mindestens bestehend aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang.

Was ist die Revision und wann ist sie notwendig?

Die Revision ist eine externe Überprüfung der Buchhaltung durch unabhängige Prüfer. Sie dient der Sicherstellung, dass die Buchhaltung korrekt geführt und die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Es gibt zwei Arten der Revision: Die ordentliche Revision und die eingeschränkte Revision.

Ordentliche Revision

Die ordentliche Revision ist für grössere Unternehmen verpflichtend. Sie ist notwendig, wenn ein Unternehmen mindestens zwei der folgenden Kriterien in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren erfüllt:

• Bilanzsumme von 20 Millionen CHF
• Umsatzerlös von 40 Millionen CHF
• 250 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt

Eine ordentliche Revision ist umfassender und detaillierter als die eingeschränkte Revision. Sie wird in der Regel von grösseren Revisionsgesellschaften durchgeführt und prüft nicht nur die Buchhaltung, sondern auch interne Kontrollsysteme.

Eingeschränkte Revision

Kleinere Kapitalgesellschaften wie die GmbH oder AG müssen eine eingeschränkte Revision durchführen lassen, wenn sie die oben genannten Kriterien nicht erfüllen.

Auf die eingeschränkte Revision kann jedoch freiwillig verzichtet werden, wenn die Gesellschaft weniger als zehn Vollzeitmitarbeitende beschäftigt und alle Gesellschafter zugestimmt haben (sogenanntes Opting-out).

Eine eingeschränkte Revision konzentriert sich auf die Plausibilität der Jahresrechnung und ist weniger umfangreich als die ordentliche Revision. Sie wird von kleineren Revisionsgesellschaften oder unabhängigen Treuhändern durchgeführt.

Praxis-Tipp: Startups mit weniger als zehn Vollzeitmitarbeitenden können durch das Opting-out auf eine Revision verzichten. Dies spart Kosten und Aufwand.

Möglichkeiten, die Buchhaltung zu führen

Startups haben heutzutage verschiedene Möglichkeiten, ihre Buchhaltung zu organisieren. Von traditionellen Methoden über spezialisierte Buchhaltungssoftware bis hin zur Auslagerung an externe Dienstleister – jede Option bietet Vor- und Nachteile.

Selbstbuchhaltung mit Software

Mit moderner Buchhaltungssoftware können Startups ihre Finanzen effizient und kostengünstig verwalten. Diese Tools bieten intuitive Benutzeroberflächen und automatisieren viele Prozesse, wie etwa die Rechnungsstellung, MWST-Abrechnungen und Jahresabschlüsse.

Vorteile:

• Einfache Bedienung
• Automatisierte Verbuchung von Transaktionen und der Meldung der MWST
• Cloudbasierte Tools, immer von überall erreichbar

Nachteile:

• Teilweise etwas teuer für kleine Startups
• Je nach Bedarf können nicht alle Wünsche durch ein einziges Tool abgedeckt werden

Outsourcing der Buchhaltung

Einige Startups entscheiden sich, die gesamte Buchhaltung an einen externen Dienstleister (Treuhänder oder Buchhaltungsfirma) auszulagern. Dies kann eine sinnvolle Option sein, wenn du dich auf das Wachstum deines Unternehmens konzentrieren möchtest, anstatt Zeit mit der Buchführung zu verbringen.

Vorteile:

• Spart Zeit und vermeidet Fehler
• Rechtssicherheit durch Fachwissen von Experten
• Hilfreich bei der Steuererklärung und Jahresabschlüssen

Nachteile:

• Höhere Kosten im Vergleich zur internen Buchführung
• Weniger Kontrolle über den laufenden Finanzüberblick

Manuelle Buchhaltung

Bei sehr kleinen Unternehmen oder in der Anfangsphase kannst du die Buchhaltung manuell führen, entweder durch Excel-Tabellen oder einfache Buchhaltungssoftware ohne viele Automatisierungen. Dies ist die kostengünstigste Option, aber auch die zeitaufwändigste und fehleranfälligste.

Praxis-Tipp: Für Startups, die wachsen und komplexere Finanzen zu bewältigen haben, ist eine Buchhaltungssoftware oder das Outsourcing langfristig oft die bessere Lösung.

Vergleich der Buchhaltungslösungen

Hier findest du einen Vergleich der beliebtesten Buchhaltungslösungen für Schweizer Unternehmen.

Fazit: Buchhaltung als Schlüssel zur unternehmerischen Kontrolle

Die Buchhaltung ist nicht nur ein gesetzliches Muss, sondern auch eine wichtige Grundlage für den Erfolg deines Startups. Sie hilft dir, deine Finanzen im Blick zu behalten, Steuervorteile zu nutzen und die gesetzlichen Pflichten zu erfüllen. Je nach Unternehmensgrösse und -form sowie deinen Ressourcen kannst du dich für eine Buchhaltungssoftware, das Outsourcing oder eine manuelle Buchführung entscheiden. Denk auch daran, frühzeitig zu prüfen, ob eine Revision für dein Unternehmen erforderlich ist, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.